Como começar a organização de um evento

Você decide que vai organizar um evento. Mas por onde começar? O próprio nome já diz: organizar. Tudo, absolutamente tudo nesta área depende exclusivamente de organização, planejamento e disciplina.

Começando o planejamento, primeiro deve-se escolher o segmento do evento, para quem ele se destina, qual é seu público alvo. Digamos que seja um congresso estadual de economistas. Já temos um público e por onde começar a divulgação. Segundo passo é definir a quantidade de participantes, o que depende diretamente do local do evento. Este deve ser grande o suficiente para que os congressistas não fiquem apertados ou desconfortáveis durante as atividades. Não conte com aquela ideia de que “nem todos que eu convidar virão”. Se fizer isso, você abrirá um número de inscrições maior do que o espaço que dispõe e corre o sério risco de não dar conta dos participantes. Lembre-se que muitas pessoas só confirmam de última hora.

Uma ideia bacana é utilizar hotéis que disponham de boas áreas de reunião como anfiteatros e auditórios. Estes hotéis geralmente já possuem planos diferenciados para eventos que forem hospedar os participantes.

A antecedência com que você determina quem serão os palestrantes garante que os melhores profissionais estarão no seu evento. Eles geralmente tem uma agenda bastante cheia, portanto quanto antes acertar data e valores, melhor.

Por mais que os economistas tenham um sindicato forte e bem provido de dinheiro, é indispensável a “ajuda” de parceiros e patrocinadores. O ideal é que sejam empresas do ramo, no caso da economia, contabilidade, etc. Mas podem ser de outros ramos também, como uma gráfica que doa as pastas, crachás e canetas, fazendo assim propaganda dos seus bons serviços, ou um serviço de buffet. A criatividade vale muito aqui.

Hoje as inscrições são feitas basicamente só pela internet e existem sites e empresas especializadas nisso. O Sistema Eventos tem todas as ferramentas necessárias para que seu evento tenha um site, página de inscrições online, descrição do evento, tira dúvidas e o que mais quiser. Tudo com a garantia de segurança e confidencialidade que só a Sistema Eventos oferece.