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Entrando Para o Ramo de Eventos?

Experimente organizar, planejar e realizar eventos privados e corporativos.

A área de eventos tem crescido muito nos últimos anos, pesquisas recentes afirmam que são gastos anualmente no mundo mais de 500 bilhões de dolares em organização de eventos e esse número continua subindo, sendo que a margem de lucro média do organizador fica em torno de 15%, podendo chegar a 30% ou mesmo 40%.


Vídeo | Desafios de Organizar Eventos de Sucesso




O que é organização de evento?

Essa pergunta se divide em outras duas, qual tipo de evento estamos nos referindo e o que é planejamento ou organização de evento?

De modo geral, eventos especiais acontecem pelos seguintes fatores:

  • Comemorações: feiras, festivais, casamentos, reuniões e aniversários.
  • Educação: conferências, reuniões , graduações
  • Promoção: lançamentos, eventos políticos e desfiles
  • Celebrações: memoriais, eventos cívicos



Essa lista não é completa, mas mostra que um evento pode ser um evento comercial, corporativo, social, ou um mesmo um mix.

Agora a segunda questão:

O que é planejamento de evento?

Um organizador de evento, é responsável pelas seguintes tarefas:

  • Realizar pesquisas
  • Conceber um evento
  • Achar um lugar
  • Planejar comida, decoração e entretenimento
  • Planejar transporte para o evento
  • Enviar convites
  • Planejar acomodações para os participantes se necessário
  • Coordenar atividades do evento
  • Supervisionar a execução no local
  • Realizar avaliações do evento



Quantas dessas atividades você irá ser responsável, irá depender do tipo e tamanho do evento, e também da especialização que você escolher.

Por que pessoas contratam Organizadores de Eventos?

Essa é uma questão simples de responder. Por que elas percebem que não tem experiência e tempo necessário que o evento merece. Organizadores independentes podem dar toda atenção ao evento.

Quem pode ser um Organizador de Evento?

Organizadores de eventos, geralmente iniciaram realizando apenas alguma tarefa específica no evento antes de decidir organizar o evento todo.

Outros Organizadores iniciaram organizado eventos para outras empresas da área, antes de decidir se lançar no mercado sozinhas.

Considere também realizar uma graduação ou mesmo certificado na área, muitas escolas oferecem cursos para organizar e planejar eventos.

Mercados da área

Geralmente falando existem dois mercados para quem trabalha nessa área, corporativo e social.

O termo “corporativo” não inclui somente empresas, mas ONGs e empresas do terceiro setor que organizam eventos para levantar fundos.

Empresas organizam shows, convenções, encontros, reuniões de colaboradores e investidores.

Eventos sociais incluem casamentos, aniversários, festa de 15 anos, bar. Você pode se especializar em atender todos esses tipos de eventos ou se especializar em algum deles.

Quanto dinheiro vou precisar para começar meu serviço de organização de eventos?

Isso vai depender do custo de vida da área e cidade que se negócio se encontra. Você pode trabalhar de casa ou alugar um escritório e também depende do tipo de vida que quer levar.

Poucos organizadores de eventos tem de 5-9 trabalhos. Por sua própria natureza, organização de evento significa trabalhar até tarde da noite, no fim de semana, nos feriados e muitas vezes durante toda uma temporada específica. Quanto tempo você irá dedicar ao trabalho irá mais uma vez depender da especialização que você escolher.

Em regra geral, eventos sociais significa trabalhar mais durante fins de semana e feriado do que eventos corporativos porém não importa qual das áreas escolhidas, você pode considerar que irá trabalhar algumas vezes até tarde, coordenando ou supervisionando um evento. Porém em eventos corporativos isso acontecerá em sua maioria durante o horário comercial.

Tarefas gerais que um organizador de evento deve realizar

Pesquisa: O melhor jeito de reduzir riscos é fazer sua lição de casa. Para grandes eventos, pesquisa significa ter certeza que existe demanda de participantes para o evento. Mas pode significar também, descobrir sobre algum fornecedor. Pesquisa significa também conversar com outros organizadores que realizaram evento parecido ou ler sobre questões relativas a área do evento especifico, principalmente se você não está familiar com a área.

Desconsiderando qual tipo de evento você for organizar, pesquisa significa também perguntar a seu cliente uma série de questões sobre o evento. Entrevistar o cliente pode não ser o principal objetivo da pesquisa, mas perguntar poucas questões ou não escutar adequadamente o que o cliente necessida, pode comprometer todo o sucesso da organização.

Concepção: Aqui é a hora de colocar toda sua criatividade para fora, imagine como o evento deva ser, realize primeiro um brainstorm sozinho ou com sua equipe, não esqueça de ler as anotações que realizou no processo de pesquisa sobre as necessidades do seu cliente. Veja se cada uma de suas idéias cabem no orçamento do seu cliente.

Proposta: Depois de realizar a pesquisa e ter feito uma pré concepção do evento, você deve estar apto a enviar o cliente uma proposta. Se lembre preparar proposta custa tempo, especialmente se contém fotos e esboço do evento, você deveria cobrar uma taxa por isso que depois pode ser utilizada no próprio evento, caso o cliente contrate você.

Organização: Fase de tomada de decisão intensa. Você irá alugar o local, contratar fornecedores e cuidar de tantos detalhes que você não acreditasse que fosse possível. Você não sairá do telefone até que sua orelha esteja super aquecida. Mas antes de fazer tudo isso, tenha certeza de contatar o cliente para discutir as maiores questões, ter uma pessoa específica para conversar faz com que a comunicação flua. Também, eventos sociais em particular sofrem da síndrome de ter “muitos cozinheiros” , ter uma pessoa específica evita de ser surpreendido por desacordos entre os contatos de seu cliente.

Em geral, quanto maior o evento, mas tempo de antecedência você tem que ter para planejar ele. As grandes convenções são planejadas com anos de antecedência, agora, se você não estiver organizando um projeto de tão larga escala, você irá precisar de no mínimo alguns meses de antecedência.

Coordenação: Agora é importante ter certeza que todos que os envolvidos na organização do evento, estejam pegando “a mesma onda”. Ter boa comunicação é importante. Tenha certeza que todos os fornecedores tenham pelo menos uma idéia da agenda do evento. Mais importante é eles saberem o que você espera deles e quando. A hora de chegada dos fornecedores devem constar no contrato. Você deve chegar e rechegar cada item. Tenha certeza que todos membros da seu equipe(staff) conheça essas regras.

Avaliação: Isso é claro , saber do sucesso do evento é testar a satisfação do cliente. O objetivo é no fim ter um cliente te agradecendo no fim, esse será o cliente que irá te contratar de novo e irá fornecer o melhor propaganda que você pode contar, a boca boca.

Existem diferentes formas de realizar a avaliação do evento. Você pode contratar um consultor em organização de eventos; ter aguem que organizou um evento de sucesso observando seu evento; realizar uma mesa redonda no fim com seus empregados; obter feedback dos outros profissionais da área que trabalharam no evento como o garçom; ou pedir para os convidados preencherem uma pesquisa no evento, ou depois do evento.

Inscrições Online

Contratar um sistema de inscrições on-line e oferecer a opção de inscrições pela internet é fundamental para organizar um evento de sucesso. As facilidades desse serviço, além de agilizar todo o processo, ainda pode ser um atrativo a mais para os participantes.

Receitas e Cobrança

Seu principal objetivo é cobrar pelo custo do seu trabalho e despesas de uma forma que cubra totalmente sue custo e gere um lucro aceitável. Organizadores de primeira viagem fracassam geralmente por que cobram por seus serviços muito baixo. Normalmente as taxas cobradas são determinadas por três fatores:

Segmento do mercado

Eventos sociais tem uma estrutura diferente de eventos corporativos.

Nos eventos sociais, os planejadors geralmente recebem uma taxa sobre o serviço deles, mais uma porcentagem das taxas de alguns fornecedores. As duas receitas produzem um lucro aceitável.

Nos eventos corporativos no entanto os organizadores cobram uma taxa pelos serviços deles mais uma taxa de tratopara cada item que o cliente contrata. Por exemplo, o organizador compra flores do florista, ele aumenta para cima(geralmente 15%) e cobra o total do cliente. Outra opção é utilizar uma taxa única, ou taxa do projeto, normalmente utilizado em eventos grandes onde o cliente quer dar uma idéa de “não exceder” número.

Local e Época: Taxas geralmente diferem da região do país que o evento está sendo realizado. O custo de vida em São Paulo é mais alto do que no Nordeste e também diferem do número de eventos organizados na mesma época. Meses que a procura tende a ser grande, saem mais caros que meses de menor procura.

Experiência e Reputação do Organizador: Se você está apenas começando na área, é normal que cobre menos do que aqueles que tem grande experiência.

Talvez agora você pergunte, como calcular meu custo de serviço?

Organizadores de evento iram chegar a seu custo de serviço colocando um percentual sobre o total do custo do evento. Então irão contatar fornecedores, empregados e obter o custo total do evento, sobre esse normalmente se cobra uma taxa de 10% a 20% que será seu custo de serviço.

Divulgação e marketing

Algumas pessoas que estão entrando no mercado, gastam milhares de reais anunciando em páginas amarelas, mas essa não é o caminho certo, já que você estará atingindo milhares de pessoas que nunca irão necessitar do seu serviço.

A questão é que seus clientes precisam ver o que você faz, e um anuncio de palavras não vai conseguir mostrar isso. O melhor caminho então é buscar networking ou rede de contatos e fazer amigos nessa área. Dessa forma as pessoas irão conhecer você e confiar em você. Elas querem honestidade e integridade.

Networking pode ajudar você de duas formas. As pessoas vão recomendar seu serviço, ou elas mesmas utiliza-las dele.

De qualquer forma, networking e propaganda boca a boca são as formas mais eficazes de adquirir clientes, outras tradicionais formas de divulgação também são importante. Um cartão de visita ou brochura com informações da empresa enviadas para mailing list local podem ajudar a atrair novos clientes. Um pequeno anúncio numa revista local, pode ajudar construir o reconhecimento da marca. Um website permite a você atrair clientes que não conseguiria pelas outras formas.

Ainda possui dúvidas? Acesse nossa página de ajuda com as perguntas mais frequentes ou fale conosco através do atendimento.

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